In diesem Gastbeitrag erklärt Martin Wiens, was ein Sync-Meeting ist, wie es abläuft und welche wesentlichen Bausteine es umfasst.
Ich habe zu viele Stunden meines Lebens in Redaktionskonferenzen verbracht 🥵.
Meine Erfahrung ist: Viele Redaktionen verbringen sehr viel Zeit in Besprechungen, verwenden im Verhältnis dazu aber sehr wenig Zeit darauf, diese Besprechungen funktional zu gestalten. Bei Neue Narrative ist es anders. Dort ist unser Anspruch, aus jedem Meeting mit mehr Energie und mehr Klarheit rauszugehen, als wir reingekommen sind.
In diesem Artikel stelle ich unseren wichtigsten Meeting-Typen vor: das (redaktionelle) Sync-Meeting.
Das Sync-Meeting ist ein operatives Meeting, das an das Tactical-Meeting aus dem Organisations-Framework Holacracy angelehnt ist. Es dient der schnellen und effektiven Synchronisation im Team. Im Sync-Meeting werden Informationen ausgetauscht, nächste Schritte definiert und Spannungen gelöst, die auf operativer Ebene am Arbeiten hindern. Durch das Sync-Meeting kriegen alle im Team Transparenz über Projektfortschritte.
Bei Neue Narrative haben wir ganz viele Sync-Meetings, beispielsweise einen Funnel-Sync für das Marketing-Team und einen Redaktions-Sync für die Redaktion. Dabei ist das Meeting immer aus den gleichen Bausteinen aufgebaut:
Jedes Sync-Meeting startet mit einem Check-in. Das ist wichtig, weil das Meeting vor allem im Remote-Kontext unfassbar schnell und manchmal auch kühl ist. Der Check-in ist dafür da, anzukommen und sich Kontext dazu zu geben, wie die Stimmung gerade ist.
Die Standardagenda besteht aus Agendapunkten, die bei jedem Meeting wiederkehren. Das sind Themen, bei denen es sich immer wieder lohnt, gemeinsam draufzuschauen. In unserem Redaktions-Sync sind das die Punkte:
Anders als die Standardagenda sieht die offene Agenda bei jedem Sync-Meeting völlig anders aus. Alle Teilnehmer*innen können hier ihre Fragen, Impulse und Spannungen einbringen. Idealerweise tragen sie ihre Punkte vor dem Meeting in eine geteilte Liste ein. Zu jedem Punkt geben sie an, was sie brauchen, damit er abgehakt werden kann:
Bei Neue Narrative schaffen wir es je nach Komplexität der Punkte manchmal, 20 Agendapunkte in 20 Minuten abzuarbeiten.
„Wie geht ihr aus dem Meeting? Was wollen wir beim nächsten Mal anders machen?“
Martin Wiens ist Co-Gründer von Neue Narrative. Sein Ziel ist es, einen Prototypen für den Verlag der Zukunft zu bauen. Am liebsten entwickelt er Prozesse, in denen Menschen kollaborativ und effizient Inhalte entwickeln können.
